Pudło archiwizacyjne ma ułatwiać opisywanie, przenoszenie i układanie dokumentów na regałach. Nie każdy model jest jednak przeznaczony do materiałów przechowywanych wieczyście. Firma powinna dopasować opakowanie do formatu akt, okresu retencji i warunków panujących w magazynie.
Jakie pudła archiwizacyjne wybrać?
Do bieżącej dokumentacji najczęściej stosuje się standardowe pudła mieszczące teczki, skoroszyty lub zawartość segregatora. Mogą mieć osobną pokrywę, klapę, otwory na dłonie albo miejsce na etykietę.
Przy materiałach archiwalnych kategorii A wymagania są wyższe. Instrukcje archiwalne przewidują umieszczanie części dokumentacji w pudłach wykonanych z bezkwasowej tektury litej.
Przed zakupem ustal:
- format dokumentów;
- sposób ułożenia akt;
- wymagany okres przechowywania;
- liczbę teczek w jednym pudle;
- maksymalną masę;
- szerokość półek;
- sposób opisywania;
- potrzebę stosowania materiału bezkwasowego;
- częstotliwość wyjmowania dokumentacji.
Nie warto kupować jednego największego formatu do wszystkiego. Pudło wypełnione segregatorami może być zbyt ciężkie, a małe teczki będą przewracały się w dużej wolnej przestrzeni.
Czym różni się pudło na akta od pudła bezkwasowego?
Standardowe pudło archiwizacyjne jest przede wszystkim rozwiązaniem organizacyjnym. Chroni przed kurzem i światłem oraz ułatwia przenoszenie. Nie musi jednak spełniać parametrów materiału przeznaczonego do konserwatorskiego przechowywania zbiorów.
Pudło bezkwasowe powinno mieć udokumentowane właściwości tektury. W zaleceniach archiwalnych pojawiają się między innymi parametry pH, rezerwy alkalicznej i zawartości ligniny. Sam jasny kolor lub brak nadruku nie jest potwierdzeniem bezkwasowości.
Do dokumentacji przechowywanej przez kilka lat standardowy karton może być wystarczający, o ile jest odpowiednio mocny i składowany w dobrych warunkach. Przy aktach wieczystych, historycznych oraz szczególnie wartościowych lepiej stosować rozwiązania wskazane przez właściwe archiwum.
Konstrukcja wpływa na codzienną pracę
Pudło z osobną pokrywą daje łatwy dostęp do całej zawartości, ale wymaga miejsca na zdjęcie wieka. Model otwierany z boku może być wygodniejszy na ciasnym regale, lecz jego klapa i zamek muszą wytrzymać wielokrotne używanie.
Otwory na dłonie ułatwiają podnoszenie, ale osłabiają ściany oraz umożliwiają dostęp kurzu. Przy ciężkich aktach lepsze mogą być pudła przenoszone od spodu.
Miejsce na opis powinno umożliwiać wskazanie co najmniej komórki organizacyjnej, zakresu dat, kategorii archiwalnej i numeru wynikającego z ewidencji. Lepiej używać wymiennych etykiet niż wielokrotnie skreślać informacje na froncie.
Pudła muszą mieścić się na półkach bez wciskania i odkształcania. Wystawanie poza regał zwiększa ryzyko zahaczenia podczas przechodzenia.
Jak przechowywać dokumentację?
Pudła nie powinny stać bezpośrednio na podłodze. Nawet niewielkie zalanie może zniszczyć dolny rząd dokumentów, zanim pracownik zauważy problem.
Nie należy także ustawiać ich przy rurach, źródłach ciepła ani ścianach regularnie pokrywających się wilgocią. Pojawienie się zapachu stęchlizny, plam lub zdeformowanych ścianek wymaga sprawdzenia warunków w całym magazynie.
Przed zamówieniem dużej partii warto wypełnić próbne pudło prawdziwymi aktami, zważyć je i ustawić na regale. Następnie należy sprawdzić łatwość wyjmowania oraz zachowanie dna po kilku tygodniach.
Najpierw opracuj wykaz dokumentacji i okresy jej przechowywania. Pudła bezkwasowe przeznacz dla materiałów wymagających trwałego zabezpieczenia, a do pozostałych akt dobierz wytrzymałe modele dopasowane do regałów i codziennej pracy.
Zobacz także: Pudełka bezkwasowe na dokumenty. Nie tylko do archiwum
