Dokumenty przechowywane przez kilka miesięcy można umieścić w standardowym pudle biurowym. Inaczej wygląda zabezpieczanie akt, fotografii i pamiątek, które mają przetrwać kilkadziesiąt lat. Pudełka bezkwasowe na dokumenty ograniczają kontakt papieru z materiałami mogącymi przyspieszać jego żółknięcie i kruszenie.
Kiedy potrzebne jest pudełko bezkwasowe?
Pudełka bezkwasowe warto stosować do materiałów archiwalnych kategorii A, starych dokumentów, rękopisów, fotografii, map, dyplomów oraz innych zbiorów przechowywanych długoterminowo. Archiwa Państwowe zalecają umieszczanie luźnych dokumentów w bezkwasowych kopertach lub obwolutach, a następnie w odpowiednio dobranych pudłach.
Przy bieżącej dokumentacji księgowej, kadrowej lub magazynowej, która po upływie ustawowego okresu zostanie zniszczona, nie zawsze trzeba kupować najdroższe opakowania konserwatorskie. Nadal warto jednak wybrać pudło sztywne, czyste, dobrze dopasowane i pozbawione elementów mogących rdzewieć.
Nie należy utożsamiać określenia „archiwizacyjne” z „bezkwasowe”. Część zwykłych pudeł biurowych jest sprzedawana jako archiwizacyjna tylko dlatego, że mieści teczki lub segregatory. Parametry materiału powinny być podane w specyfikacji.
Jakie parametry powinien mieć materiał?
W zaleceniach dotyczących opakowań do materiałów archiwalnych pojawiają się między innymi: odczyn pH od 7,5 do 10, rezerwa alkaliczna większa niż 0,4 mol/kg oraz niska liczba Kappa, wskazująca na ograniczoną zawartość ligniny. Wymagania zależą jednak od rodzaju dokumentów i procedur konkretnego archiwum.
Przed zakupem sprawdź:
- informację o bezkwasowości materiału;
- wartość pH;
- obecność rezerwy alkalicznej;
- rodzaj tektury;
- gramaturę i sztywność;
- zawartość ligniny;
- sposób łączenia ścianek;
- wymiary wewnętrzne;
- możliwość bezpiecznego opisywania pudełka.
Do części fotografii i materiałów o szczególnym składzie chemicznym nie zawsze najlepszy będzie materiał z dużą rezerwą alkaliczną. Przy cennych zbiorach wymagania warto uzgodnić z konserwatorem lub właściwym archiwum, zamiast kierować się samym napisem na opakowaniu.
Jak dobrać rozmiar pudełka?
Dokumenty powinny mieścić się bez zawijania narożników i ściskania krawędzi. Jednocześnie nie mogą swobodnie przewracać się w zbyt szerokim pudle. Luźne karty najlepiej wcześniej umieścić w dopasowanych obwolutach lub teczkach.
Ciężar również ma znaczenie. Bardzo duże pudło wypełnione aktami może być trudne do bezpiecznego zdjęcia z półki. Dno i uchwyty są wtedy mocno obciążone, a upuszczenie opakowania może uszkodzić zarówno dokumenty, jak i pracownika.
Do fotografii, map i dużych arkuszy lepsze mogą być płaskie pudełka układane poziomo. Zwijanie lub składanie materiału tylko po to, aby zmieścił się w standardowym formacie, może pozostawić trwałe odkształcenia.
Samo pudełko nie ochroni dokumentów
Nawet dobre pudełko bezkwasowe nie pomoże, jeśli dokumenty stoją w wilgotnej piwnicy, na gorącym strychu albo przy nasłonecznionym oknie. Archiwa Państwowe odradzają przechowywanie rodzinnych dokumentów i fotografii w piwnicach oraz na strychach ze względu na niestabilne warunki i ryzyko zawilgocenia.
Pudła należy ustawiać na stabilnych regałach, z dala od podłogi, grzejników, rur i miejsc narażonych na zalanie. Nie warto wypychać ich ponad przewidzianą pojemność ani układać w stosy wyższe, niż pozwala ich konstrukcja.
Nie używaj zwykłych gumek recepturek, rdzewiejących spinaczy ani taśm samoprzylepnych bezpośrednio na starych dokumentach. Z czasem mogą pozostawiać plamy, odkształcenia i trudne do usunięcia pozostałości kleju.
Przed większym zamówieniem ustal, jak długo firma musi przechowywać poszczególne rodzaje dokumentacji. Pudełka bezkwasowe wybieraj przede wszystkim do materiałów trwałych i szczególnie wartościowych, a nie automatycznie do każdego wydruku.
