Założenie firmy transportowej w Polsce nie kończy się na kupieniu samochodu i zarejestrowaniu działalności. Zakres formalności zależy od tego, czy przewozy będą krajowe czy międzynarodowe oraz czy pojazd przekracza 2,5 lub 3,5 tony DMC. Błędne określenie rodzaju działalności może oznaczać brak wymaganej licencji.
Najpierw określ rodzaj przewozów
Firma transportowa może przewozić rzeczy odpłatnie dla klientów, wykonywać przewozy na potrzeby własnej działalności albo jedynie pośredniczyć w zlecaniu transportu. Są to różne czynności pod względem prawnym.
Trzeba ustalić:
- czy transport będzie zarobkowy;
- czy firma będzie wozić towary klientów;
- czy przewozy będą tylko krajowe;
- czy pojazdy przekroczą 2,5 tony;
- czy DMC przekroczy 3,5 tony;
- czy planowana jest przyczepa;
- czy firma będzie organizować transport wykonywany przez innych przewoźników.
Pośrednictwo przy przewozie rzeczy wymaga odrębnej licencji wydawanej przez starostę. Nie należy zakładać, że samo przekazywanie zleceń podwykonawcom zawsze mieści się w zwykłej działalności przewozowej.
Kiedy nie jest potrzebna licencja transportowa?
Ustawa o transporcie drogowym nie ma zastosowania do krajowego transportu rzeczy wykonywanego pojazdami lub zespołami pojazdów o DMC nieprzekraczającej 3,5 tony, jeżeli przedsiębiorca realizuje wyłącznie transport krajowy.
Oznacza to, że mała firma wykonująca odpłatne przewozy wyłącznie w Polsce busem do 3,5 tony nie potrzebuje zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego na zasadach obowiązujących cięższy transport. Nadal musi jednak prowadzić legalną działalność, mieć właściwe ubezpieczenia, sprawne pojazdy i przestrzegać przepisów ruchu drogowego.
Wyłączenie przestaje działać, gdy przedsiębiorca zaczyna wykonywać transport międzynarodowy pojazdem lub zestawem o DMC przekraczającej 2,5 tony. Wtedy potrzebne są zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika oraz licencja wspólnotowa.
Przewozy pojazdami powyżej 3,5 tony wymagają zezwolenia również w transporcie krajowym.
Co jest potrzebne przy cięższym transporcie?
Uzyskanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego wymaga między innymi dobrej reputacji, rzeczywistej i stałej siedziby, odpowiedniej zdolności finansowej oraz kompetencji zawodowych. Firma musi wskazać osobę zarządzającą transportem, która posiada certyfikat kompetencji zawodowych.
Wymagana zdolność finansowa zależy od liczby i DMC pojazdów. Dla transportu pojazdami powyżej 3,5 tony poziomy są wyższe niż dla działalności międzynarodowej wykonywanej wyłącznie pojazdami powyżej 2,5 do 3,5 tony. Aktualne kwoty trzeba sprawdzić przy składaniu wniosku.
Firma powinna także posiadać bazę eksploatacyjną i tytuł prawny do używanych pojazdów. Dla każdego pojazdu wykonującego przewozy na podstawie licencji potrzebny jest właściwy wypis przechowywany w samochodzie.
Tachografy i e-TOLL w 2026 roku
Pojazdy i zespoły pojazdów o DMC powyżej 3,5 tony podlegają obowiązkowi wnoszenia opłaty elektronicznej w systemie e-TOLL na objętych nim odcinkach. Od 1 lutego 2026 roku sieć dróg płatnych została rozszerzona, a stawki zmienione.
Od 1 lipca 2026 roku inteligentny tachograf drugiej generacji jest wymagany także w pojazdach lub zestawach o DMC przekraczającej 2,5 tony, które wykonują międzynarodowy zarobkowy transport rzeczy lub kabotaż. Kierowcy zostali objęci unijnymi zasadami dotyczącymi czasu prowadzenia, przerw i odpoczynku. Obowiązek nie obejmuje takich samochodów wykorzystywanych wyłącznie w transporcie krajowym.
Przy wyborze samochodu trzeba uwzględnić również masę przyczepy. To DMC całego zespołu może spowodować przekroczenie progu, nawet gdy sam bus pozostaje poniżej 3,5 tony.
Jak zarejestrować i przygotować firmę?
Działalność jednoosobową rejestruje się w CEIDG, a spółki podlegające wpisowi – w KRS. Wniosek CEIDG przekazuje podstawowe dane do urzędu skarbowego, GUS i ZUS lub KRUS.
Następnie trzeba dobrać właściwe kody PKD, formę opodatkowania i księgowość. Dla przewozu drogowego towarów odpowiedni kod należy ustalić według PKD 2025, uwzględniając rodzaj i zakres działalności. Przy kilku usługach można dodać dodatkowe kody.
Przed pierwszym zleceniem przygotuj:
- wzór zlecenia transportowego;
- procedurę sprawdzania kontrahentów;
- ubezpieczenie OC pojazdów;
- odpowiednio dobraną polisę OCP;
- zasady zabezpieczania ładunku;
- dokumentację czasu pracy;
- system e-TOLL i tachograf, jeśli są wymagane;
- plan serwisowania;
- procedurę szkód;
- rezerwę na opóźnione płatności.
Polisa OCP jest często wymagana przez klientów i giełdy transportowe, ale jej zakres trzeba czytać bardzo dokładnie. Wyłączenia mogą dotyczyć kradzieży, postoju poza parkingiem strzeżonym, przewozu określonych towarów albo szkód spowodowanych rażącym niedbalstwem.
Jak policzyć opłacalność?
Stawka za kilometr nie jest przychodem „na czysto”. Trzeba od niej odjąć paliwo, wynagrodzenie kierowcy, składki, ratę pojazdu, serwis, opony, ubezpieczenia, opłaty drogowe, księgowość i puste przebiegi.
Najbardziej niebezpieczne są trasy, na których samochód wraca bez ładunku. Firma może mieć atrakcyjną stawkę w jedną stronę, a mimo to tracić po uwzględnieniu pełnego przebiegu.
Przy pierwszym pojeździe warto zachować rezerwę na poważną awarię i opóźnienie płatności od klienta. Brak samochodu zastępczego może zatrzymać przychody, podczas gdy raty i składki nadal będą naliczane.
Przed rejestracją firmy transportowej opisz na jednej stronie planowane kraje, DMC pojazdów, rodzaj klientów i sposób pozyskiwania zleceń. Z takim opisem zweryfikuj wymagane licencje w starostwie lub GITD, zanim podpiszesz leasing.
